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质量认证记录应进行严格的保管，防止其错乱应用。首先应对质量认证记录进行标示： 1、记录的标识 记录符号，用“R”表示，“Q”表示ISO9001质量管理体系，分主管部门编列。并制定程序用于记录控制程序。 2、综合部负责对全公司质量管理体系运行记录按其标识号分部门编制记录清单，清单包括序号、记录编号、记录名称、保存年限。综合部大致可以按照下图进行：  3、记录标识号下面的编号，可以在印刷制表时直接印上流水号，也可以由记录者自行编号，以便检索。 其次是对ISO质量认证记录的贮存与保护： 1、各部门必须指定人员负责对部门分管的记录分类，定期装订成册，做好使用期内的贮存和保管。 2、各部门的质量认证记录每半年整理一次交综合部归档。 3、各部门配备一定数量柜、橱、箱为记录的贮存提供适宜的环境，以防止损坏、霉变和丢失。
4、各部门ISO质量认证记录保管者应按相关规定要求对记录的保存期限分别保管。
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