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按照ISO9001质量认证的规定，文件的使用控制如下： 1、各部门使用相关的带有“受控文件”及分发编号标识的文件，确保使用的方便。文件应保持清晰、易于识别，复印的受控文件不得模糊不清，受控文件上不允许乱涂画。本公司存于电脑中的文件和图样必须打印出来签署齐全，才有效。 2、各部门负责保存相关的受控文件，编制《受控文件清单》，并提供适宜的保存环境。及时跟踪文件的最新版本或修订状态。对于外来标准，办公室至少每半年与中国标准出版社或其他标准服务部门联系一次，及时跟踪标准的变化。 具体可以参见：ISO9001认证文件控制。 3、文件的复制 当文件使用部门需要超过预定要求领用文件或文件脏污、丢失等需换领文件时，需由文件使用部门填写《文件复制申请单》，由申请部门领导审批后，报文件主管部门审批。经文件主管部门审批后即可复制发放。复制文件也需和原发文件同样受制。 4、文件的作废 对作废文件，由申请部门填写《文件销毁申请单》，经文件主管部门审核，管理者代表审批后回收销毁，防止作废文件的非预期使用。作废文件的原稿，由原文件发放部门加盖“作废保留”印章后与有效受控文件隔离保存。 |
